FSTeM UB Percepat Digitalisasi, Pengurusan Administrasi Mahasiswa Tak Lagi Perlu Antri
SMARTLIVE,MALANG – Fakultas Sains, Teknologi, dan Matematika (FSTeM) Universitas Brawijaya (UB) mempercepat transformasi layanan akademik dengan menyiapkan standar pelayanan baru yang akan menjadi dasar penyusunan Peraturan Dekan (Perdek). Salah satu target utamanya ialah menghadirkan sistem pelayanan digital sehingga mahasiswa tidak lagi harus mengantre untuk mengurus administrasi.
Langkah tersebut mulai disiapkan melalui Uji Publik Standar Pelayanan Unit Layanan Terpadu (ULT) yang digelar pada Jumat (3/7/2026). Forum ini melibatkan mahasiswa, orang tua, alumni, pengguna lulusan, hingga mitra industri untuk menghimpun masukan sebelum regulasi baru ditetapkan. Dekan FSTeM UB, Prof. Sukir Maryanto, menegaskan penyusunan standar pelayanan dilakukan dengan mengedepankan aspirasi masyarakat agar kebijakan yang lahir benar-benar menjawab kebutuhan pengguna layanan.
“Kami sengaja membuka ruang kritik dan masukan sejak awal penyusunan Peraturan Dekan. Dengan begitu, jika ada yang perlu diperbaiki, kami bisa langsung melakukan penyesuaian sebelum regulasi ditetapkan,” ujarnya. Menurutnya, kualitas pelayanan publik tidak hanya diukur dari kepatuhan terhadap aturan administrasi, tetapi juga dari kepuasan masyarakat sebagai pengguna layanan.
Karena itu, FSTeM UB ingin memastikan seluruh proses pelayanan berjalan lebih cepat, efektif, sekaligus tetap sesuai dengan ketentuan yang berlaku. “Kami ingin membawa FSTeM berkembang lebih cepat, tetapi tanpa mengurangi kualitas pelayanan kepada masyarakat. Justru pelayanan harus semakin baik, efisien, dan adaptif terhadap kebutuhan pengguna,” katanya.
Salah satu pembaruan yang tengah disiapkan adalah penerapan layanan berbasis ticketing secara daring. Melalui sistem tersebut, mahasiswa cukup mengajukan permohonan administrasi melalui platform digital, mengunggah seluruh persyaratan, kemudian memperoleh informasi jadwal penyelesaian tanpa harus datang atau mengantre di Unit Layanan Terpadu.
Selain itu, FSTeM UB juga mulai mengembangkan chatbot berbasis kecerdasan buatan (Artificial Intelligence/AI) yang dapat menjawab berbagai pertanyaan administrasi mahasiswa secara otomatis, mulai dari legalisasi ijazah hingga layanan akademik lainnya. Wakil Dekan Bidang Umum, Keuangan, dan Sumber Daya FSTeM UB, Zulfaidah Panata Gama, mengatakan seluruh masukan dari uji publik akan digunakan untuk mengevaluasi standar operasional prosedur (SOP), termasuk memangkas durasi pelayanan. “Kami akan mengevaluasi seluruh SOP. Kalau sebelumnya membutuhkan lima hari, apakah bisa dipercepat. Targetnya pelayanan semakin cepat dan seluruh sistem terintegrasi,” ujarnya.
Transformasi digital tersebut sebenarnya telah mulai diterapkan di sejumlah layanan. Salah satunya pada pengurusan surat bebas laboratorium melalui platform digital fakultas. Jika sebelumnya mahasiswa harus mendatangi satu per satu dari 45 laboratorium dengan proses yang memakan waktu hingga hampir dua pekan, kini seluruh tahapan dapat diselesaikan secara daring hanya dalam waktu sekitar lima hingga sepuluh menit. Digitalisasi juga diterapkan pada sistem peminjaman ruang kuliah dan laboratorium. Melalui sistem terintegrasi, jadwal penggunaan ruangan dapat dipantau secara real time sehingga potensi benturan jadwal dapat diminimalkan.
Di sisi lain, FSTeM UB menegaskan peningkatan pelayanan tidak dilakukan dengan menambah jumlah pegawai, melainkan mengoptimalkan sumber daya yang ada melalui sistem kerja lintas unit agar pelayanan tetap efektif. Selain membahas standar pelayanan, FSTeM UB juga menegaskan perubahan identitas fakultas dari FMIPA menjadi FSTeM merupakan bagian dari transformasi kelembagaan yang lebih menyesuaikan perkembangan pendidikan berbasis Science, Technology, Engineering, and Mathematics (STEM). Melalui penyusunan Peraturan Dekan baru dan digitalisasi layanan tersebut, FSTeM UB menargetkan terciptanya sistem pelayanan akademik yang lebih cepat, transparan, adaptif, serta berorientasi pada kepuasan mahasiswa dan seluruh pemangku kepentingan.
